Carichi di Lavoro

Per la misurazione dell’efficienza nell’uso delle risorse umane da parte dell’Ente / Azienda nel creare VALORE.

L’efficienza nell’uso delle risorse umane è un elemento essenziale per le organizzazioni che erogano Servizi, per questo il modulo dei Carichi di Lavoro aiuta tali organizzazioni a misurare la produttività nell’uso del personale.

La finalità del Modello, sviluppato dal partner R-Group, è legata alla possibilità di conoscere in modo approfondito come si crea valore all’interno di un’organizzazione dal punto di vista delle risorse umane; tale leva può costituire la base per interventi di razionalizzazione e miglioramento dei processi, nonché per la corretta assegnazione di responsabilità organizzative.

La finalità del Modello, sviluppato dal partner R-Group, è legata alla possibilità di conoscere in modo approfondito come si crea valore all’interno di un’organizzazione dal punto di vista delle risorse umane; tale leva può costituire la base per interventi di razionalizzazione e miglioramento dei processi, nonché per la corretta assegnazione di responsabilità organizzative.

 

Il Modello, mediante l’unione della analisi dei processi con l’analisi dei carichi di lavoro rispetto ai servizi finali (letti in chiave di efficienza ed efficacia), permette di integrare i sistemi di carattere quantitativo (analisi dei volumi di output, analisi dei carichi di lavoro per output/processo) con quelli di carattere qualitativo (qualità dei servizi), secondo una multidimensionalità di informazioni in grado di supportare i processi di gestione dell’organizzazione.

Tale unione permette, inoltre, di individuare eventuali deficit organizzativi e di porre le basi, insieme a una successiva analisi delle competenze, per una corretta allocazione del personale, definendo un nuovo ciclo di produzione interdipendente e trasversale ai diversi servizi.

Gzoom Modulo carichi di lavoro è in grado di adattarsi all’organizzazione, evidenziando eventuali fabbisogni di area/servizio, nonché surplus o carenze di personale. Di seguito, i passaggi fondamentali che il Modello permette di tracciare:

  • Calcolo degli FTE disponibili (dove Full Time Equivalent – FTE – si riferisce al numero di ore di lavoro di un dipendente a tempo pieno durante un periodo di tempo fisso, come ad es. un mese o un anno. FTE converte il carico di ore di lavoro nel numero di persone necessarie a completare tale lavoro)
  • Calcolo degli FTE effettivi, che rappresenta il tempo che può effettivamente essere dedicato allo svolgimento delle attività
  • Calcolo del carico di lavoro (da auto-dichiarazione) e verifica della coerenza del dato
  • Aggiustamento del carico di lavoro
  • Osservazione dell’andamento dell’output “X” del mese “A” (ricerca picchi di lavoro)
  • Calcolo del carico di lavoro medio per output di attività (in FTE e in h)

  • Determinazione del fabbisogno di risorse (in FTE) necessarie per le varie attività e identificazione dei gap.

 

Gzoom Modulo carichi di lavoro permette inoltre di associare ai processi specifici indicatori, nonché grafici di andamento dei carichi stessi. Presupposto del modulo è una mappatura dei processi, ove possibile dettagliati in fasi ed attività (vedere Modulo Processi) ed elemento centrale del modulo è la rilevazione dell’impiego del personale sui processi (o fasi ed attività).

Il sistema consente molte opzioni per adattarsi alle specifiche esigenze del cliente e calibrare lo sforzo organizzativo della rilevazione dei tempi alle effettive necessità:

 

  • La periodicità di rilevazione è tra mensile ed annuale

  • La rilevazione può essere svolta aggregata per categoria di risorsa umana o dettagliata per singolo nominativo
  • Se per nominativo la rilevazione può essere svolta sia dal singolo dipendente che dal responsabile.
  • I valori di rilevazione possono essere espressi in giorni/uomo, anni/uomo, percentuale (rispetto ad un totale di giorni o ore di periodo).

 

I tempi impiegati per attività vengono poi aggregati per fase (macro-attività) quindi processo ed infine struttura organizzativa così da confrontare le risorse impiegate rispetto a quelle disponibili in base al personale incardinato sulla struttura.


Un livello di analisi più approfondito si ottiene rilevando l’impiego di personale su attività definite ad un livello di dettaglio tale da potere definire per ciascuna un output prevalente, consentendo la seguente analisi:

Argomenti Valori rilevabili sia per mese che per anno
Valori previsionali su attività
  • (A) Volume prodotto previsto
  • (B) Tempo unitario di produzione atteso
  • (C=A*B) Tempo impiegato atteso
Valori previsionali su attività
  • (D) Volume prodotto effettivo
  • (E=B*D) Tempo impiegato ad efficienza standard
  • (F) Tempo impiegato effettivo (da timesheet)
  • (G=F/D) Tempo unitario di produzione effettivo
Analisi scostamenti attività
  • (L=D/A*100) Delta volume
  • (M=F/E*100) Delta efficienza
  • (N=F/C*100) Delta complessivo

 

La gestione di costi (standard ed effettivi) del personale consentirebbe poi di indagare anche il delta dato da un diverso mix di personale utilizzato (tra previsionale e consuntivo).
Una rilevazione mensile consentirebbe poi di identificare situazioni di stagionalità nelle varie attività ed un valore di efficacia ottimale (la migliore efficienza mensile dell’anno) consentendo così ragioni su riallocazioni, magari solo periodiche, di personale per una ottimizzazione del suo utilizzo.

Vai alla sezione Amministrazioni Pubbliche Locali per scoprire specifici casi d’uso.
Vai alla sezione Enti del Sistema Sanitario per scoprire specifici casi d’uso.
Vai alla sezione Enti del Sistema Universitario e della Ricerca per scoprire specifici casi d’uso.
Vai alla sezione Amministrazioni Pubbliche Centrali e Regionali per scoprire specifici casi d’uso.
Vai alla sezione Aziende (Partecipate, Terzo Settore, Private) per scoprire specifici casi d’uso.