La trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione sta accelerando, ma non può ridursi all’introduzione di nuovi strumenti informatici. Per generare valore pubblico, migliorare la qualità dei servizi e aumentare la trasparenza, è necessario ripensare i processi e dotarsi di sistemi informativi capaci di supportare l’intero ciclo di gestione della performance.
Oggi, le soluzioni software per il performance management nella PA non rappresentano più un’opzione accessoria: sono un’infrastruttura strategica per garantire coerenza, tracciabilità e capacità di governo.
Perché un sistema informativo per la gestione della performance è indispensabile
A differenza degli strumenti di office automation — fogli di calcolo, documenti di testo, scambi di mail — un sistema informativo dedicato alla performance raccoglie e organizza dati in modo strutturato. Inoltre, garantisce la tracciabilità delle decisioni e delle revisioni e abilita una collaborazione “controllata” tra dirigenti, responsabili di struttura, valutatori e organi di indirizzo. Infine, assicura coerenza metodologica lungo l’intero ciclo della performance.
L’esperienza delle amministrazioni che hanno adottato sistemi informativi evoluti mostra benefici concreti: maggiore qualità dei dati, riduzione della mala-amministrazione e più trasparenza verso cittadini e stakeholder.
Le condizioni per una digitalizzazione efficace del ciclo di gestione della performance nella PA
L’adozione di un software, di per sé, non è sufficiente per ottenere tutti i vantaggi auspicati: funziona solo se accompagnata da un processo di cambiamento.
Serve quindi realizzare una serie di condizioni, tra cui:
Ripensare e mappare i processi
Un sistema informativo dà il massimo quando l’amministrazione:
- chiarisce ruoli e responsabilità,
- riduce passaggi manuali e ridondanti,
- definisce regole di raccolta e validazione coerenti.
Investire sulle competenze delle persone
La piattaforma diventa leva strategica solo se i dipendenti:
- vengono formati,
- sviluppano nuove competenze digitali,
- sanno interpretare indicatori e risultati.
Assicurare la qualità del dato
Ogni software, per quanto avanzato, è un contenitore: la qualità dei risultati dipende sempre dalla qualità dei contenuti inseriti dagli utenti.
L’Intelligenza Artificiale, in particolare quella generativa, spesso viene indicata come risolutiva di ogni problema quando si parla di performance per la creazione di valore pubblico. Tuttavia, per quanto possa aiutare, certamente non sostituisce la responsabilità e la competenza professionale delle persone.
Cosa deve fare un buon software di performance management
Un sistema informativo efficace deve coprire l’intera “profondità della performance”, integrando i tre livelli programmatori:
- strategico (missioni, programmi, obiettivi di valore pubblico);
- operativo (processi, progetti, attività);
- individuale (competenze delle persone, comportamenti, contributi annuali).
Inoltre, deve supportare modelli di performance riconosciuti a livello nazionale e internazionale, come:
- Balanced Scorecard
- Logic Model
- Triangolo Strategico di Moore
- Integrated Reporting
In generale, poi, deve gestire le diverse tipologie di indicatori: di impatto, efficacia, efficienza, economicità e salute organizzativa.
Solo così la PA può leggere e governare l’intera catena del valore, dall’impiego delle risorse fino agli impatti sugli stakeholder.
Le criticità che un sistema informativo di gestione delle performance risolve nella PA
Quando la gestione della performance avviene senza un software dedicato — e con strumenti non strutturati — emergono criticità specifiche, che impattano sulla qualità della pianificazione, la trasparenza amministrativa e la capacità di generare valore pubblico. Vediamole nel dettaglio:
Fragilità nella performance strategica
Senza un sistema informativo, distinguere in modo chiaro i risultati strategici da quelli operativi diventa più difficoltoso. Gli obiettivi di mandato rischiano di confondersi con attività quotidiane, e la conseguenza è una perdita di focus sulle priorità istituzionali.
Inoltre, la misurazione dell’avanzamento strategico è spesso frammentata: ogni struttura utilizza criteri diversi, le modalità di calcolo non sono uniformi, e il monitoraggio annuale finisce per essere disomogeneo. Questo rende difficile rispondere a domande fondamentali: stiamo raggiungendo gli obiettivi del mandato? Dove si generano scostamenti? Quali interventi correttivi sono necessari?
Un sistema informativo risolve questi problemi e introduce regole chiare di calcolo, monitoraggio uniforme, tracciabilità continua.
Complessità nella performance operativa
La distinzione tra obiettivi e attività ordinarie è un altro punto debole quando si lavora senza software dedicati. Le amministrazioni rischiano di attribuire “obiettivi” a ciò che in realtà è routine gestionale, svuotando gli strumenti programmatori del loro reale valore.
A questo si aggiungono altre difficoltà, come:
- l’uso parallelo di indicatori non coerenti tra settori diversi;
- la gestione delle variazioni (di obiettivi, target, risorse) attraverso scambi informali e non tracciati;
- l’assenza di un collegamento diretto tra obiettivi, bilancio e contabilità, che impedisce una vera valutazione dell’economicità.
Un sistema informativo dedicato permette invece di governare queste dimensioni in modo integrato, strutturato e sempre documentato, riducendo errori e inefficienze.
Criticità nella performance individuale
La valutazione del personale è uno degli ambiti più sensibili della gestione pubblica. In assenza di strumenti informatici, i principali problemi riguardano:
- metriche non omogenee tra valutatori diversi;
- difficoltà nel gestire cambi di struttura o ruoli nel corso dell’anno;
- iter approvativi lunghi e spesso basati su scambi di documenti eterogenei;
- mancanza di integrazione con il sistema del personale, che complica l’accesso ai dati aggiornati.
Il risultato è una valutazione che rischia di essere percepita come poco trasparente e non completamente fondata su dati oggettivi.
Un software di performance management introduce invece uniformità metodologica, facilita i processi approvativi e garantisce l’allineamento continuo con l’organizzazione del personale.
Soluzioni software di performance management e PIAO: una necessità, non un’opzione
Il Piano Integrato di Attività e Organizzazione (PIAO) richiede una programmazione integrata di performance, rischio, trasparenza, fabbisogno di personale e formazione.
Un sistema informativo è l’unico modo per:
- riconciliare i dati tra sezioni diverse
- garantire coerenza metodologica
- gestire indicatori, risk assessment, obiettivi e competenze in un unico ambiente
- produrre rendicontazioni tracciabili e verificabili.
Perché un sistema informativo cambia davvero la gestione della performance
Le soluzioni software per il performance management non sono strumenti di supporto per le pubbliche amministrazioni, ma leve strategiche per:
- migliorare la qualità dei servizi erogati
- integrare performance, rischio e competenze in un’unica visione
- aumentare la qualità e l’affidabilità dei dati
- rafforzare la cultura del risultato
- generare valore pubblico in modo misurabile e continuo.
Il cambiamento che si realizza, quindi, non è solo nel digitalizzare il processo di gestione della performance, ma nel costruire un sistema di governo della performance, capace di migliorare decisioni, servizi e risultati.
