Processi e procedimenti

Pensato per mappare le attività svolte da un Ente, Processi e Procedimenti dialoga con gli altri moduli Gzoom e permette di creare un sistema completo di monitoraggio e governance per la PA.


Processi e Procedimenti è stato sviluppato per consentire un monitoraggio totale delle attività dell’Ente. Il modulo, infatti, s’interfaccia con gli altri che si occupano di argomenti simili e crea una rete di controllo precisa e intuitiva. E’ fondamentale per valutare tutti i processi di un Ente e monitorarne i procedimenti, consentendo di passare dalla valutazione di un aspetto all’altro con estrema facilità.

In particolare il modulo permette di analizzare:

  • Processo gestionale 
    (in ottica di analisi dei processi)
  • Processo a rischio corruttivo 
    (in ottica di prevenzione della corruzione)
  • Procedimento amministrativo 
    (in ottica di trasparenza)
  • Servizio o attività ordinaria 
    (in ottica di performance operativa)
  • Macro-attività 
    (in ottica di controllo di gestione)

Cosa puoi fare con Gzoom


Per quanto riguarda la mappatura dei processi i livelli sono essenzialmente tre

I primi due sono livelli gerarchici relativi alle aree gestionali e alle sotto-aree gestionali. Sostanzialmente si tratta di una sorta di raccoglitori di processi tra loro omogenei organizzati in base alle modalità di classificazione scelte dal singolo utente.

Il terzo livello di mappatura invece è quello del processo gestionale, inteso come un gruppo di attività mirate a fornire un servizio a una o più persone, siano esse interne o esterne all’organizzazione. Tale processo può essere svolto da una sola unità operativa o, come avviene di solito, da più unità in modo trasversale.

E’ possibile strutturare la mappatura in macro-attività e attività
e, per ognuna, individuare le singole persone coinvolte, i compiti specifici e la sequenza delle azioni da svolgere per la conclusione del processo stesso.

L’analisi di tutto il processo monitorato può essere fatta sia a livello di processo gestionale sia a livello di macro-attività. Consiste nella raccolta di informazioni di due tipi:

  • Destrutturate per identificare aree di criticità rispetto agli obiettivi del processo
  • Strutturate (come la raccolta di indicatori) a supporto dell’analisi destrutturata

Procedimenti

Il sistema consente di mappare non solo i processi gestionali ma anche i procedimenti amministrativi di una PA, ovvero quei procedimenti che definiscono le modalità con le quali gli uffici di un ente si relazionano con i propri utenti.

I procedimenti amministrativi vengono mappati con informazioni analoghe a quelle previste per le macro-attività, anche se con un maggiore dettaglio sulle informazioni relative al rapporto con gli utenti.

Le misurazioni tipiche che possono essere raccolte sui procedimenti:

  • Numero di procedimenti conclusi;
  • Tempo medio di completamento dei procedimenti;
  • Tempo massimo previsto dalle norme o regolamenti;
  • percentuale di procedimenti conclusi oltre il tempo massimo ammesso.

La mappatura dei procedimenti può essere dettagliata secondo criteri di evidenza e di specifico interesse. Per esempio possono essere evidenziate le fasi che compongono un procedimento, oppure le strutture che svolgono ogni singola fase o le sequenze tra le diverse fasi.

Integrazione con gli altri moduli Gzoom


Anticorruzione

Il sistema consente di effettuare anche un’analisi preliminare del rischio corruttivo con cui andare a classificare i processi gestionali a diverse livelli di rischio corruttivo. Il report generato da tale analisi può essere allegato al piano di prevenzione della corruzione a tutela dell’amministrazione e quale dimostrazione che è stata completata l’analisi di rischio corruttivo su tutti i processi.

Un secondo elemento di integrazione col modulo anticorruzione è legato al fatto che per mantenere un piano anticorruzione
compatto, come dovrebbe essere un piano di prevenzione dei rischi, i processi gestionali andrebbero raggruppati per omogeneità
di componenti di rischio. Tutto questo perché aiuterebbe a definire macro-processi a rischio e quindi oggetto dell’analisi di rischio e, conseguentemente, di pubblicazione nel piano di prevenzione. Viene comunque lasciata libertà di riferire i processi a rischio corruttivo anche a macro-attività oppure a procedimenti amministrativi.

Performance

Accade spesso che nel sistema della performance si considerino obiettivi di mantenimento/miglioramento dei servizi erogati (performance, sia strategica che operativa) o delle attività ordinarie svolte (performance operativa): questi obiettivi possono essere ricondotti alla mappatura dei processi svolta grazie a questo modulo, riferibili tipicamente ai processi gestionali o alle macro-attività (a volte anche coincidenti).
In queste situazioni, di frequente, gli indicatori usati per la performance sono anche quelli usati per l’analisi del processo (o macro-attività).

Controllo di gestione

Quando il modello di controllo di gestione prevede come elemento di analisi, oltre al centro di costo, anche il progetto/processo (al fine di determinare un conto economico di progetto/processo) allora con processo in questo ambito si intende solitamente una macro-attività.

Accade quindi che i due concetti possono coincidere o possono essere solo collegati e condividere degli indicatori, tra i quali, ad esempio, quelli di rilevazione dell’impiego di personale.