È fin troppo frequente – e quasi ogni giorno agli onori dell’attualità – il legame spesso non virtuoso che tiene insieme l’operato della pubblica amministrazione e la sua reale efficienza, in un’ottica sia di mancata trasparenza che di scarsa rispondenza ai bisogni dei cittadini, anche per quanto riguarda l’efficacia delle soluzioni e dei servizi che la stessa mette in campo.

Si tratta di materie e temi complessi per cui non esistono soluzioni semplici, che spesso debbono tenere conto anche del livello di soddisfazione percepita dagli utenti, al di là dei range e dei valori di rispondenza davvero riscontrabili e misurabili.

GZOOM ha in tali obiettivi gli intenti fondanti delle soluzioni che propone, fin dalla sua progettazione. Vediamo insieme come e perché in questa serie di domande e risposte selezionate tra quelli più frequenti che i nostri clienti e utenti ci pongono.

Iniziamo in questo primo articolo con i quesiti più generalisti riguardanti la piattaforma GZOOM e le sue specificità.

Quali sono in sintesi i bisogni cui il sistema GZOOM risponde?

Il sistema è stato progettato per rendere coerenti le azioni di programmazione e pianificazione strategica con le aspettative e i reali bisogni degli stakeholder e facilitarne l’accesso ai risultati conseguiti dall’Ente, migliorando la comunicazione in ottica di trasparenza, rendicontazione e dunque efficacia.

A tal proposito: cosa prevede la norma in merito alle responsabilità dell’Ente in materia di trasparenza e rendicontazione?

I principi generali del D.LGS. 150/09 (art. 3) stabiliscono che ogni Ente è tenuto a misurare e valutare la performance in riferimento all’amministrazione nel suo complesso, alle unità o aree in cui si articola e ai singoli dipendenti, con il presupposto di conseguire un miglioramento dei servizi offerti.

In particolare, il ciclo di gestione della performance (art. 4) definisce gli obiettivi che l’Ente deve perseguire, il collegamento tra obiettivi e risorse, il monitoraggio, la misurazione e valutazione, l’assegnazione di premi secondo i meriti, la rendicontazione delle risorse impiegate.

Il decreto persegue quindi l’obiettivo generale di ottimizzare la produttività del lavoro pubblico, e, nel contempo (art. 11) di favorire forme diffuse di controllo nel rispetto dei principi di buon andamento ed imparzialità, adottando modalità e strumenti di comunicazione che garantiscono la massima trasparenza delle informazioni concernenti le misurazioni e le valutazioni della performance.

Come risponde GZOOM all’adeguamento normativo?

GZOOM vuole essere la risposta a tutti gli operatori pubblici che intendono avvalersi di un sistema integrato di misurazione degli obiettivi di un Ente, in grado di valutare correttamente l’efficacia di una azione amministrativa e di comunicare correttamente verso i propri stakeholder.

Il sistema, in particolare, è in grado di:

• • acquisire conoscenza grazie alla misurazione delle risorse impiegate e agli indicatori di risultato;

• • decidere in base alla conoscenza, ossia in base agli obiettivi raggiunti rispetto ai target previsionali;

• • condividere la conoscenza, ossia rendicontare i risultati ottenuti verso i propri stakeholder che hanno generato i bisogni iniziali (target iniziale).

Acquisire, Condividere e Decidere è del resto il paradigma alla base della Vision Aziendale del gruppo Maps, impegnata costantemente nella ricerca e sviluppo di strumenti innovativi per interpretare dati complessi e facilitare la condivisione della conoscenza in ottica business.

Le soluzioni proposte da GZOOM sono personalizzabili? Se sì, in quali modi?

Si, il sistema GZOOM è caratterizzato da un alto livello di parametrizzazione, consentendo ad ogni Ente di adottare modelli di governance differenti in base alla programmazione prescelta.

Il sistema interagisce con gli altri programmi o gestionali dell’ente?

GZOOM è un sistema “aperto” e prevede differenti modalità di interazione con i programmi gestionali dell’Ente; tipicamente, GZOOM interagisce con gli applicativi del personale e della ragioneria.

Quali risultati concreti hanno prodotto i moduli GZOOM là dove sono stati messi in opera?

Il sistema ha conseguito una serie di effetti positivi e virtuosi, in particolare per quanto riguarda:

• • un più rapido adattamento ai cambiamenti organizzativi e normativi grazie a modelli di governance pre-impostati;

• • il miglioramento dell’efficienza dei processi di governance;

• • la crescita delle competenze professionali del personale.

Altri effetti virtuosi sono legati a:

• • integrazione tra i processi dell’Ente, che permette la centralità della strategia dell’organizzazione rendendo coerente l’azione di pianificazione e programmazione dell’Ente;

• • riduzione degli errori nel processo di valutazione degli obiettivi causate da mancate interrelazioni, grazie all’utilizzo di un sistema multidimensionale per la misurazione della performance;

• • tempestività nelle decisioni, grazie all’utilizzo di un cruscotto strategico in grado di rappresentare, in modo esaustivo e tempestivo, il livello di performance atteso e realizzato, evidenziando eventuali scostamenti

Quante risorse (in termini di personale o altro) occorre dedicare al sistema, una volta messo in opera?

Il sistema GZOOM può essere gestito centralmente dall’ufficio di programmazione/controllo/personale. Mediamente le persone coinvolte una per ogni funzione. Nel caso in cui l’Ente decide di demandare la gestione degli obiettivi alle strutture decentralizzate, è possibile prevedere in più un utente per ogni area individuata.

Vedremo nel prossimo articolo di rispondere ai quesiti più specificamente gli effetti di GZOOM a livello di performance e rendicontazione.

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